RSS

PENGUKURAN EFEKTIFITAS dan EFISIENSI BERDASARKAN BIAYA BERBASIS AKTIVITAS (ACTIVITY BASED COSTING) PADA RUANG LINGKUP TRIDHARMA PERGURUAN TINGGI (atau P3KR : Pendidikan, Pelatihan, Produksi, Rekayasa, dan Konsultasi)

25 Des
PENGUKURAN EFEKTIFITAS dan EFISIENSI BERDASARKAN BIAYA BERBASIS AKTIVITAS (ACTIVITY BASED COSTING) PADA RUANG LINGKUP TRIDHARMA PERGURUAN TINGGI (atau P3KR : Pendidikan, Pelatihan, Produksi, Rekayasa, dan Konsultasi)

SEKAPUR SIRIH

Mengintegrasikan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada masyarakat merupakan suatu hal mutlak yang diperlukan dewasa ini ditinjau dari kacamata ekonomi dan pendidikan. Sampai dengan saat ini, belum didapat suatu formulasi pas yang dapat membagi berapakah idealnya prosentase yang diperlukan suatu institusi/industri atau bahkan suatu dosen/pelaku pendidikan/pelaku industri dalam menjalankan fungsi Tridharma Perguruan Tinggi / fungsi Industri Manufaktur. Selain itu, evaluasi berkesinambungan perlu dilakukan yang tidak hanya pada tahap perencanaan ataupun pada hasil akhir saja, namun ditekankan juga pada fase pelaksanaan, fase pemantauan, fase pengendalian dan fase evaluasi pasca selesainya. Sehingga perlu menentukan objek apa yang akan diukur, bagaimana cara mengukurnya, bagaimana cara mengolah data, merepresentasikan, menganalisa, dan menarik kesimpulannya.Tentunya hal tersebut dilakukan untuk tujuan continuous improvement.

Dalam era globalisasi tujuan tersebut umumnya diukur berdasarkan parameter efektivitas dan efisiensi, namun pada akhirnya tetap akan bermuara pada tujuan ekonomi berupa ‘margin profit’ dan ‘cash flow’ (dikaitkan dengan fungsi biaya, selain tujuan di luar aspek ekonomi lainnya berupa benefit). Penerjemahan Tridharma PT dewasa ini meluas seperti dikenal dengan istilah P3KR (Pendidikan, Pelatihan, Produksi, Konsultasi, dan Rekayasa). Perluasan makna tersebut diakibatkan bahwa keterlibatan dunia pendidikan tidak dapat berdiri sendiri tanpa ditopang oleh aktivitas lainnya berupa pelatihan, produksi, konsultasi, dan rekayasa, serta tanggungjawab kepada masyarakat sosial ataupun industri.

Perluasan makna tersebut memiliki konsekwensi bahwa pelaksanaan Tridharma PT / P3KR harus dilakukan secara terintegrasi, dan harus dapat mengukur obyek aktivitas maupun obyek lainnya sampai satuan terkecil melalui suatu pusat data yang tersebar di dalam struktur organisasi pada suatu institusi pendidikan ataupun industri. Sebagai persyaratan untuk mewujudkannya, maka diperlukan suatu sistem lainnya yang disebut dengan COST CENTER (Pusat Biaya) yang dapat mengelompokkan atau mengalokasikan biaya sampai ke obyek terkecil yang terkait secara langsung ataupun tidak langsung ke obyek yang akan diukur.

Kompleksnya pengelolaan Tridharma Perguruan Tinggi yang ada akan mengakibatkan bahwa Model Pengelolaan di Industri Manufaktur (baik produk maupun layanan jasa) telah terwakilkan olehnya (karena merupakan sub dari pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi). Untuk menguji keberhasilan kompleksitas tersebut dapat dilakukan melalui beberapa standardisasi yang berlaku dewasa ini seperti BAN PT / ISO 9001:2008 / SNI / TQM / Kurikulum KKNI /SNPT. Jika beberapa parameter yang telah distandardkan dapat diukur dan direpresentasikan dengan cepat, tepat, dan akurat, maka dapat disimpulkan bahwa Integrasi basis data yang diterapkan telah menunjang Implementasi ABC untuk menjalankan tugas Tridharma Perguruan Tinggi / Industri Manufaktur.

Seringkali kita mendengar pembicaraan / bahan guyonan berikut :

  • “Jumlah karyawan yang ada di kantor kita kurang sehingga perlu dilakukan perekrutan karyawan baru” dan “jumlah karyawan yang ada di kantor kita terlalu banyak sehingga perlu dilakukan pengurangan jumlah karyawan”
  • “Santai saja dalam bekerja, toh walaupun kerja keras ataupun kerja santai sama saja, tidak akan berdampak pada kenaikan gaji, pemberian insentif, dan bonus”
  • “Kenapa saya yang bekerja keras dalam menuangkan ide dan melaksanakannya, kok dia yang mendapatkan penghargaan ? Padahal dia menggunakan jurus ‘Taichi’ alias mendelegasikan pekerjaannya kepada bawahannya.
  • Ditinjau dari cash flow perusahaan, kondisi kita baik sekali, tetapi kenapa bonus yang diberikan tidak sebanding dengan prestasi kerja yang kita lakukan ? Kemanakah profit dan benefit yang telah diupayakan perusahaan ?
  • Perguruan tinggi kita dalam kondisi baik sekali dan bahkan telah terakreditasi dengan predikat ‘A’, tapi kenapa ada masalah dalam penerapan Tridarma Perguruan Tinggi yang selalu dikeluhkan oleh Dosen dan Tenaga Penunjang lainnya ? Kenapa masih saja ada ‘kecemburuan’ diantara dosen, tenaga pengajar, dan unsur tenaga penunjang lainnya ?
  • Apa saja sih tugas dia ? Mentang-mentang jadi pejabat bisanya hanya menyuruh saja ? Adakah strategi yang dia terapkan untuk memajukan institusi ini ?
  • Kenapa dosen di perguruan tinggi lain terbiasa di luar (bukan dosen luar biasa), sedangkan di institusi kita harus 40 jam dalam satu minggu full bekerja ? Apakah ada jaminan selama 40 jam akan digunakan dengan efektif dan efisien ? Padahal kerjaannya hanya ‘main internet saja’ dan terekam dlam sehari delapan jam koneksi internet terhubung terus.
  • Saya duluan bekerja di tempat kerja ini, tetapi kenapa dia memiliki peluang naik jabatan dan terbuka kesempatannya ? Diakan karyawan baru di Institusi ini ?
  • Kita berikan penghargaan terhadap karyawan ataupun unit yang dapat menekan biaya pengeluaran sebesar-besarnya (konsep pelit), padahal kita mengetahui bahwa ada batasan toleransi untuk menjalankan suatu aktivitas, perlu dicatat perbedaan diantara profit dan benefit.
  • Mau menggunakan sistem yang mana lagi ? Terlalu rumit dan susah mengimplementasikannya, terlalu berbelit-belit, tidak user friendly, dll.

Alternatif obat penawarnya

Sudah banyak sistem yang dikembangkan, dibeli, dan diimplementasikan dengan memakan biaya, waktu, dan pengorbanan yang tidak dapat dihitung. Sudah banyak buku, literatur, materi pelatihan, hasil penelitian yang diterbitkan untuk menjawabnya. Namun sebagian besar bersifat parsial atau hanya berlaku untuk suatu institusi saja dan tidak bersifat general, minimal bentuk generiknya.

Namun ada suatu model yang disebut dengan PUSAT BIAYA (COST CENTER) yang menurut saya akan menjadi obat penawar untuk menjawab saripati yang sulit dijawab di atas. Model dan sistem ini dibangun sudah sejak lama dengan pendekatan penerjemahan Tridharma Perguruan tinggi ke dalam aktivitas : PENDIDIKAN, PRODUKSI, PELATIHAN, KONSULTASI dan REKAYASA. Seperti layaknya pendidikan di luar sana yang menjadikan Institusi Pendidikan sebagai ujung tombak untuk melahirkan teorema-teorema baru atau teknologi-teknologi baru tepat guna. Oleh karenanya saya mencoba untuk pemaparkan tulisan ini.

Sebagai ilustrasi pengukuran : untuk mengukur satuan panjang bisa digunakan mistar plastik (kecermatan 1 mm), atau bisa menggunakan mistar ingsut (kecermatan 0.02 mm), atau bisa menggunakan micrometer (kecermatan 0,001 mm). Yang jelas semakin cermat alat ukur yang digunakan, maka harga pengadaannya semakin mahal karena kerumitan mekanismenya, ketepatan pengukurannya, kecermatan dalam pemakaiannya.

DEFINISI DAN BENTUK PENERAPAN SISTEM ACTIVITY BASED COSTING / BIAYA BERBASIS AKTIVITAS

Konsep dasar ABC berkembang pesat dan ahli manajemen biaya telah banyak mendefinisikannya. Melalui beberapa buku literatur telah dijelaskan pula manfaat atau kebaikannya, serta keberatan-keberatan terhadap penggunaan metoda ABC. Dari sekian banyak definisi yang ada maka saya utarakan definisi berikut :

Horngren, George Foster, dan Srikant Datar [Cos Accounting-A Managerial Emphasis (1993), hal 939, mendefinisikan ABC sebagai suatu pendekatan kalkulasi biaya yang fokus pada aktivitas sebagai obyek biaya yang fundamental. ABC menggunakan biaya pada aktivitas tersebut sebagai dasar untuk mengalokasikan biaya ke obyek biaya yang lain seperti produk, jasa, atau pelanggan.

Kata kunci berdasarkan definisi tersebut terletak pada ‘fokus pada aktivitas’ dan ‘pengalokasian biaya ke obyek biaya’. Pemaparan kedepan merupakan langkah-langkah / persyaratan-persyaratan yang sebaiknya dipenuhi dalam menerapkan ABC.

Kata pakar ekonomi dan keuangan lainnya, ABC didefinisikan sebagai suatu metoda untuk mengukur biaya dan unjuk kerja proses yang berhubungan dengan aktivitas proses dan objek biaya; atau Penetapan biaya aktivitas berdasarkan sumberdaya yang digunakan dan penetapan biaya atas objek biaya seperti pada produk atau pelanggan berdasarkan aktivitas yang dilakukan; atau Pengakuan atas hubungan kausal pemicu biaya terhadap aktivitas, atau dll …………………

Seringkali ‘tolok ukur’ pencapaian tujuan didasarkan atas satuan mata uang (profit), dan sangat jarang memperhatikan satuan lainnya (nilai tambah selain uang) yang disebut dengan benefit. Hal tersebut terjadi dikarenakan uang mudah dihitung dan satuan lainnya sulit dikonversikan ke dalam nilai mata uang karena mungkin tidak berhubungan sama sekali. Sayangnya, keberhasilan suatu institusi ditetapkan berdasarkan profit dan benefit, sehingga perlu menerjemahkannya ke dalam bentuk alat ukur yang digunakan. Analoginya sederhana, bahwa semua alat ukur memiliki tingkat kecermatan, dan tentunya semakin cermat alat ukur umumnya harganya semakin mahal karena menggunakan teknologi yang canggih, dan kemampuannya lebih tinggi karena umumnya dapat mengukur sesuatu yang kompleks yang tidak dapat diukur oleh alat ukur biasa.

 Gambar-01_Analogi Pengukuran Geometrik vs ABC

Gambar 1. Analogi pengukuran geometric dengan biaya berbasis aktivitas (activity based costing)

Pada kondisi lainnya seringkali dijumpai bahwa uraian aktivitas tidak didefinisikan dan dibakukan dengan jelas. Sehingga menjadi bias manakala seseorang duduk di depan komputer, akan timbul pertanyaan : apakah yang sedang ia lakukan ? apakah yang ia lakukan merupakan kewajibannya sebagai seorang karyawan ? apakah yang bersangkutan dalam waktu yang sama dapat mengerjakan beberapa pekerjaan secara sekaligus waktunya ? apakah porsi waktu seorang karyawan telah dideskripsikan secara jelas dalam bentuk prosentase waktu ataupun satuan lainnya ? Pertanyaan yang terakhir adalah bagaimana cara mengukur efektivitas dan efisiensi karyawan tersebut ? (padahal semua parameternya telah dituliskan dalam kontrak kerja atau dalam peran dan akuntabilitas). Tentunya pengukuran tersebut berbeda dengan pengukuran aktivitas yang menuntut fisik kita hadir di tempat aktivitas tersebut.

 Gambar-02_Mengukur Kinerja di Depan Komputer

Gambar 2. Mengukur kinerja di depan komputer

Tidak sedikit juga institusi yang dalam memutuskan sesuatu seringkali diawali dengan rapat-rapat yang panjang. Tujuannya baik bahwa musyawarah dilakukan untuk mufakat dan mendistribusikan tanggungjawab bahwa keputusan yang diambil telah dibicarakan dan dibahas sebelumnya dengan melibatkan seluruh unsur institusi. Namun perlu dicatat apakah pencapaian tujuan rapat tersebut telah menghasilkan suatu keputusan yang tepat dan teliti ? Apa yang menjadi tolak ukur keberhasilannya ? Apakah pengukuran telah dilakukan dengan membandingkan profit dan benefit yang akan diperoleh ?

 Gambar-03_Efektivitas dan Efisiensi Rapat Kerja

Gambar 3. Efektivitas dan efisiensi rapat kerja

Banyak Institusi-institusi besar yang menyandarkan penilaian keberhasilan didasarkan hanya atas ‘selisih anggaran perencanaan dan selisih anggaran pengeluaran’ sehingga jalan yang sering ditempuh adalah upaya pengurangan biaya untuk seluruh unit pelaksana tanpa mempertimbangkan aspek-aspek lainnya (manajer yang berhasil adalah manajer yang dapat menekan biaya sampai sekecil mungkin, bahkan terlihat tidak rasional ?). Pengukuran yang dilakukan pun seringkali dilakukan secara rata-rata total dalam kurun waktu tertentu, dan umumnya disandingkan dengan anggaran / budget yang telah ditetapkan. Prinsip subsidi silangpun dihilangkan dengan asumsi bahwa perencanaan yang dibuat telah matang dan tidak terpengaruh faktor eksternal.

Dewasa ini penilaian atas suatu kinerja perlu didasari berdasarkan pembagian fase-fase perencanaan, pemantauan, dan pengendalian. Yang berarti ada ukuran untuk menentukan efektivitas dan efisiensi yang diukur pada saat fase perencanaan, pemantauan, dan pengendalian. Pengukuran yang dilakukan harus dapat memisahkan kebutuhan-kebutuhan berdasarkan : mesin, tenaga kerja, departemen, kegiatan, order, dan kebutuhan-kebutuhan lainnya yang beragam jumlahnya.

Pengukuran yang dilakukan secara detail akan memerlukan sumber basis data dan sistem pengklasifikasian umum yang berlaku di dalam dunia industri manufaktur. Rancangan sistem basis data harus cermat dan mewakili tahapan-tahapan perencanaan, pemantauan, dan pengendalian yang dilakukan yang terkait satu-sama lainnya dan menjadi pemicu munculnya biaya yang akan dihitung. Rancangan basis data yang dibuat akan mengikuti alur prosedur ‘business process’ yang akan, sedang, ataupun pengembangan kedepannya yang akan dilakukan.

Tidak jarang suatu ukuran tertentu dihasilkan melalui penggabungan beberapa aktivitas tertentu yang dilakukan oleh berbagai personal dengan pengklasifikasian yang berbeda, dan berada pada beberapa departemen yang berbeda, bahkan menggunakan beberapa sumberdaya berbeda (sangat kompleks). Penggabungan beberapa data tersebut tidak akan pernah berhasil dilakukan jika rancangan tidak dibuat berdasarkan kode/penomoran unik yang dapat mewakili seluruh elemen-elemen terkait/pembentuknya.

 Gambar-04_Pemilihan Alat Ukur

Gambar 4. Pemilihan alat ukur untuk menentukan efektivitas dan efisiensi

Setelah rancangan tersebut dibuat, perlu untuk melakukan sosialisasi berkaitan dengan implementasi sistem yang akan dijalankan. Tidak jarang untuk mengimplementasikan suatu sistem yang baru, selalu diiringi dengan gejolak-gejolak yang dikaitkan atas : rumitnya menjalankan sistem tersebut, usaha dan dampak dalam menjalankan sistem baru tersebut (riak-riak dalam suatu organisasi adalah biasa).

Namun, kita semua sepakat bahwa : untuk mendapatkan pengukuran efektivita dan efisiensi yang teliti, maka pengukurannya pun harus dilakukan secara cermat dan teliti juga. Melalui sistem yang akan diimplementasikan berikut akan menjawab tantangan tersebut (setidaknya penulis telah membuktikannya di Politeknik Manufaktur Bandung pada saat menerapkan sistem manufaktur terintegrasi yang melibatkan aktiviatas : Pendidikan, Produksi, Pelatihan, Konsultasi, dan Rekayasa/penterjemahan Tri Dharma Perguruan Tinggi ke dalam P3KR) selama tahun 2001-2004. Demikian pula penulis berkeyakinan bahwa implementasi yang dilakukan dengan benar dan tepat, dapat menjawab / penjadi obat penawar bagi penyakit kangker ganas berupa KORUPSI yang tengah marak menghiasi wajah negeri ini (yang telah menggerogoti hampir semua organ tubuh atau struktur pembentuk yang ada di negeri tercinta ini). Dan untuk menanggulanginya perlu komitment tertulis yang tegas terhadap institusi dan terlebih kepada sang Khalik tempat kita kelak akan kembali.

 Gambar-05_Komitmen Penerapan Biaya-Cost Center

Gambar 5. Komitmen tertulis dan terjemahan peta kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi

Sebelum tahapan-tahapan detil pelaksanaannya dipaparkan, saya utarakan penyakit kangker ganas yang sering hadir pada suatu institusi, yaitu menganggap bahwa bagiannya lebih penting dari bagian lainnya di dalam suatu organisasi, sehingga program pengembangan, hak-hak karyawan ingin lebih diutamakan dibandingkan dengan bagian lainnya. Ingat bahwa di dalam suatu organisasi bahwa keberadaan seluruh unsur penting (tidak akan ada aku jika dia tidak ada), dan pemberdayaan seluruh unsur merupakan suatu hal mendasar yang perlu diperhatikan (ingat teorema : indirect maintenance cost dan availability capacity for equipment). Perlu juga untuk menyadari posisi kegiatan inti, kegiatan pendukung, dan bagian mana yang berfungsi sebagai penarik/puller dari suatu kegiatan di dalam suatu institusi. Ketidaktahuan yang menyebabkan sesuatu dilakukan dan terlanggar adalah suatu bentuk kewajaran / manusiawi, namun sesuatu yang tidak dilakukan karena tahu akan dampaknya adalah sesuatu yang tidak wajar / tidak manusiawi.

 

TAHAPAN DALAM MERANCANG DAN MENGIMPLEMENTASIKANNYA:

I. PEMETAAN BAGIAN/DEPARTEMENT TERKAIT AKTIVITAS UTAMA YANG DILAKUKAN

Dalam suatu institusi, struktur organisasi akan bergantung kepada business process yang dijalankannya. Semua bagian memiliki derajat kepentingan yang sama untuk menjalankan sistem di dalam suatu institusi, dan secara garis besar dapat dipilah juga berdasarkan karakteristik unsur aktivitasnya. Berdasarkan contoh kasus maka kegiatan institusi dipisahkan menjadi dua jenis yaitu aktivitas kegiatan utama dan aktivitas kegiatan penunjang. Boleh jadi kedua aktivitas utama tersebut dilakukan oleh orang yang sama ataupun oleh departemen yang sama, begitu juga sebaliknya. Kegiatan utama tersebut dapat dipisah lagi berdasarkan bagian / departemen yang melakukannya, atau terdiri atas urutan aktivitas turunannya. Pengklasifikasian ini penting dilakukan mengingat target terhadap pengukuran efektivitas dan efisiensi tidak hanya ditujukan bagi individu pelaksananya saja, melainkan dapat juga dilakukan terhadap suatu bagian/departemen, untuk keseluruhan institusi, untuk suatu aktivitas tertentu, untuk suatu mesin/fasilitas tertentu/proyek tertentu. Penting untuk dicatat, bahwa pengadaan suatu bagian/departemen diperlukan karena ada tuntutan aktivitasnya, dan boleh jadi juga dalam rangka pendistribusian beban pekerjaan berdasarkan aktivitas yang ada pada suatu institusi.

 Gambar-06_Diagram Kegiatan Politeknik Manufaktur Bandung

 Gambar 6. Diagram kegiatan Politeknik Manufaktur Bandung

Dalam menjalankan Tridharma Perguruan Tinggi, Politeknik Manufaktur Bandung mendefinisikan Kegiatan menjadi ‘Kegiatan Inti’ dan ‘Kegiatan Pendukung dan Penunjang’.

Kegiatan Inti diklasifikasikan menjadi :

  1. Pendidikan (Sub : Jurusan Mekanik, Jurusan Gambar dan Perancangan, Jurusan Pengecoran Logam, dan Jurusan Otomasi Manufaktur)
  2. Pelatihan (Sub : Tailor-Made, Modular Based)
  3. Produksi (Sub : Komponen, Perkakas, dan Mesin ; Pola dan Produk Pengecoran Logam; Gambar dan Rancangan; Mekatronika, Otomasi dan Sistem Kendali)
  4. Konsultasi (Sub : Diklat, Teknologi, Bisnis)
  5. Rekayasa/Penelitian (Sub : Rekayasa Manufaktur, Rekayasa Bisnis, Penelitian Terapan, Pengembangan Pendidikan, Pengembangan Institusi, Publikasi & HAKI)

Kegiatan Pendukung dan Penunjang diklasifikasikan menjadi :

  1. Pelayanan Administrasi (Sub : Kependidikan, Kepegawaian, Umum, Keuangan, Logistik)
  2. Pelayanan Teknis (Sub : Multimedia, Komputer, Pemeliharaan, Jaminan Mutu, Perpustakaan, Bahasa)
  3. Pelayanan Masyarakat (Sub : Pemasaran, Penjualan, Rendalprod, Humas, e. Commerce)
  4. Manajerial (Sub : Renstra & Renop, Pengembangan Manajemen, Evaluasi Kinerja, Sisinfo Manajemen)
  5. Kursus (Sub : Diklat Pegawai, Pertemuan Ilmiah, Satgas/Panitya, Perayaan)

 

II. MENENTUKAN SISTEM PENOMORAN PUSAT BIAYA.

Sistem penomoran dirancang untuk mempermudah identifikasi dan pengolahan data menggunakan perangkat lunak yang dibuat. Sistem penomoran terdiri atas:

  • Kode pusat biaya yang merupakan bagian / department yang ada pada suatu institusi
  • Kode kegiatan utama yang terdiri atas kegiatan inti dan kegiatan penunjang/pendukung.
  • Kode kelompok kegiatan yang merupakan penjabaran dari kegiatan utama. Seperti kegiatan utama pendidikan terdiri atas kode kelompok kegiatan : persiapan, pelaksanaan teori, pelaksanaan praktik, bimbingan, evaluasi, ektra kurikuler / kemahasiswaan.
  • Kode jenis kegiatan merupakan penjabaran detail dari kelompok kegiatan seperti pada kelompok kegiatan perencanaan dan pengendalian produksi (PPC) yang dijabarkan menjadi kegiatan : analisis spesifikasi / fabrikasi; estimasi harga dan waktu; perencanaan bahan, alat/mesin, proses, personil, jadwal; pengendalian/kontrol proses.

Kegiatan dapat diklasifikasikan juga berdasarkan aktivitas operasi yang dilakukan pada suatu mesin/fasilitas tertentu.

 Gambar-07_Penomoran Pusat Biaya

Gambar 7. Penomoran pusat biaya

Pada pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, akan memungkinkan terjadi beberapa kondisi berikut :

  1. Suatu kegiatan utama yang sama dilakukan oleh beberapa unit pelaksana yang berbeda.
  2. Beberapa kegiatan berbeda dilakukan oleh unit kegiatan yang sama.
  3. Beberapa pelaksana melakukan beberapa aktivitas dalam suatu rentang waktu tertentu yang sama atau bahkan berbeda dalam suatu kelompok tertentu seperti kegiatan fungsional dosen.
  4. Suatu kegiatan utama dapat ditunjang pelaksanaannya dengan melibatkan berbagai jenis fasilitas atau mesin tertentu.

Semakin detail penjabaran suatu aktivitas dilakukan maka akan semakin cermat kita dalam melakukan pengukuran efektivitas dan efisiensi, sehingga semakin besar pula peluang kita untuk melakukan perbaikan yang dapat ditinjau dari berbagai aspek. Tujuan akhir kita adalah terkait dengan profit dan benefit. Tidak selamanya benefit yang kita inginkan akan sejalan dengan profit yang diinginkan. Hal tersebut terjadi dikarenakan nilai tambah yang ada dari pengolahan suatu bahan baku tidak selamanya dapat dinyatakan dalam bentuk satuan rupiah, terkadang untuk memenuhi suatu persyaratan legal aspek maka akan dikeluarkan biaya untuk mengadakannya. Sebagai salah satu contoh benefit adalah : dihasilkannya lulusan yang siap kerja, siap bersaing di bursa tenaga kerja. Ukuran keberhasilan adalah jumlah mahasiswa yang diterima bekerja setelah lulus (sulit untuk dikonversikan menjadi rupiah), dan yang mudah dihitung adalah biaya-biaya melalui program yang telah direalisasikannya, sehingga tidak sedikit orang yang mengatakan bahwa lembaga pendidikan hanyalah beban pemberat bagi suatu institusi penyandang dana (karena tidak terlihat profitnya). Tantangan kita kedepannya adalah bagaimana mengkonversikan sehingga profit dan benefit akan sejalan (walaupun berat dan tidak sama untuk semua kasus yang terjadi). Minimal memenuhi persyaratan peran dan akuntabilitas yang ada, bahwa benar untuk suatu posisi tertentu dengan uraian aktivitas yang telah ditentukan, semuanya telah dilakukan berdasarkan uraian aktivitas yang ada. Semuanya terekam dengan jelas, tidak mengada-ngada dan tidak dibuat dalam sesaat saja (seumpama 1 x untuk satu tahun aktivitas yang telah dilakukan). Demikian juga dengan pencapaian program kerja, terutama yang menyangkut legal aspect (statutory dan mandatory)

 Gambar-08_Daftar Kegiatan

Gambar 8. Daftar kegiatan

Pada pelaksanaannya, ‘Penomoran Pusat Biaya’ belum mampu untuk memisahkan kode secara spesifik berbasis jenis objek yang akan diukur, sehingga diperlukan pelengkap berupa identitas nomor order yang secara spesifik menunjukkan ciri suatu obyek tertentu, seperti :

  1. Pengkodean Mata Kuliah tertentu sebagai nomor order. Kode tersebut dapat memisahkan : semester pemberian mata kuliah, jumlah SKS mata kuliah bersangkutan, dan pengelompokkan mata kuliah.
  2. Pengkodean Nomor Order berdasarkan Kode Kegiatan Utama seperti contoh berikut:
  •  Permintaan penawaran harga dari pemesan yang dilakukan secara tertulis ke POLMAN di bawah tanggung jawab Unit Pemasaran dan Penjualan (UP2) yang merupakan bagian dari Pusat Pelayanan Masyarakat (PPM). Permintaan penawaran harga tersebut didukung dengan spesifikasi/kriteria, dan/atau contoh produk, dan/atau gambar kerja, dan/atau data CAD (Computer Aided Design). Setiap permintaan penawaran harga yang diterima oleh UP2 diberi nomor kode unik melalui tatacara tertentu.
  • Tidak semua penawaran harga akan sesuai dengan yang diharapkan pelanggan, sehingga akan ada beberapa penawaran harga yang ditolak oleh pemesan ataupun ada beberapa penawaran harga dalam status diterima pemesan (conform). Tata cara penomoran untuk status penawanan yang conform telah distandardkan juga untuk tracking history, seperti :
  • Jenis Pekerjaan, yang diklasifikasikan berdasarkan kegiatan yang dilakukan POLMAN. Klasifikasi tersebut adalah: Production (P), Training (T), Engineering (E), Consultancy (C).
  • Pelaksana, yang diklasifikasikan berdasarkan nama divisi / jurusan pelaksana yang akan melakukan kegiatan tersebut. Divisi pelaksana diklasifikasikan menjadi: Gambar dan Perancangan (G), Foundry (F), Mekanik (M), Otomasi (O), Unit Kerja Lain (L).
  • Nomor oder, yang merupakan nomor permintaan penawaran harga. Nomor tersebut dapat sama dengan nomor permintaan penawaran harga jika untuk satu permintaan penawaran harga terdapat satu jenis produk pesanan ataupun berbeda dengan nomor permintaan penawaran harga. Perbedaan tersebut terjadi jika untuk suatu permintaan penawaran harga terdapat beberapa jenis pesanan.
  • Klasifikasi, berdasarkan huruf kependekan jenis kegiatan ataupun jenis pesanan. Klasifikasi tersebut adalah: General (G), Laboratorium (L), Training (T), Benda tuangan (F), Pola (O), Jig/Fixture (J), Design (D), Konsultasi (K), Mould (M), Dies / Presstool (P), Repair (R), Standarting (S).

 

III. SISTEM PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Merancang sistem yang baru akan mudah dilakukan oleh ahli-ahli yang terdapat di institusi, namun dalam mengimplementasikannya tidak semudah membalikan telapak tangan. Perlu pemahaman dan kesadaran yang komprehensip, ke arah mana pengukuran akan dilakukan, dan siapkah perangkat yang kita miliki untuk menerjemahkan hasil pengukuran yang kita lakukan. Ingat bahwa tujuan pengukuran adalah untuk menentukan apakah suatu objek ukur berada di dalam daerah toleransi yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika didapat produk jelek apa yang harus dilakukan, dan sebaliknya jika didapat produk bagus maka apa yang harus dilakukan.

Berdasarkan pengalaman penulis tidak sulit untuk mengumpulkan seluruh data yang berasal dari seluruh karyawan “A” sampai dengan “Z”, termasuk didalamnya mahasiswa dan peserta magang (karena terkait dengan kediplinan). Sistem informasi dapat dirancang dengan mudah termasuk dalam implementasi pengumpulan data dan pengolahannya. Yang jelas perangkat lunak yang akan digunakan dapat mengintegrasikan kebutuhan institusi yang multi dimensi dan terkait erat satu sama lainnya. Pengolahan data berikut representasinya harus dapat mengungkap status kegiatan pada fase perencanaan, pemantauan, dan pengendalian. Upaya pencegahan dan tindakan koreksi memungkinkan dilakukan jika didapat suatu aktivitas telah menyimpang dari apa yang telah ditetapkan di awal.

 Gambar-09_Skematik Pengukuran

 Gambar 9. Skema pengukuran terintegrasi

IV. UJICOBA IMLEMENTASI (STUDI KASUS PROFIT SUATU AKTIVITAS)

Dewasa ini sustainability menjadi salah satu kriteria yang harus dipenuhi oleh suatu institusi pendidikan untuk menjamin keberlangsungan pelaksanaan kedepannya. Kita sadari bahwa subsidi yang berasal dari pemerintah sangat terbatas dan sampai kapankun pemerataan tidak akan pernah tercapai tujuannya mengikat variasi yang kental di dunia pendidikan. Sehingga salah satu alternative adalah menjadikan institusi pendidikan menjadi profit center selain benefit center (mohon dibedakan antara profit untuk dosen dan untuk institusi)

Berbagai aktivitas dilakukan oleh institusi pendidikan untuk mendapatkan income tambahan untuk memenuhi biaya operasional dan pengembangan institusi. Umumnya aktivitas yang dilakukan terkait dengan pendidikan, pelatihan, produksi, rekayasa, dan konsultasi. Setiap institusi yang ada memiliki peta kekuatannya masing-masing yang dikaitkan dengan peta kondisi industri dan masyarakat yang ada di sekitarnya. Core business akan ditetapkan oleh institusi pendidikan dengan mempertimbangkan berbagai hal. Layaknya budaya industri akan ada aktivitas unggulan yang akan dijadikan inti untuk mendapatkan profit.

Namun sayangnya, budaya industri yang ada tidak diikuti semuanya (salah satu yang kental adalah pengukuran terhadap efektivitas dan efisiensi kegiatan yang dilakukan). Mungkin hal tersebut diakibatkan dana yang diperlukan untuk pengukuran cukup besar (umumnya industry karena core activitynya sudah jelas tidak akan sungkan untuk mengimplementasikan perangkat lunak dengan biaya yang besar, sedangkan institusi pendidikan masih berfikir seratus kali untuk pengadaannya dikarenakan kebingungan akan mencari sumber dana dari mana).

Akibatnya adalah seringkali aktivitas unggulan di institusi pendidikan bukannya menjadi unggulan seperti yang telah direncanakan sebelumnya, bahkan menjadi cost expensive besar yang harus ditanggung oleh seluruh karyawan yang ada di institusi pendidikan. Untuk menghindari hal tersebut maka dirancangkah pengukuran yang cermat yang suatu saat dapat dilakukan pada fase perencanaan, pemantauan, pengendalian, dan pasca aktivitas tersebut dilakukan.

Seringkali mata hanya tertuju pada sesuatu yang dapat dinilai secara rupiah seperti pembelian mesin, alat bantu, fasilitas, dan material. Sedangkan aktivitas sangat jarang diukur, kenyataannya bahwa biaya pemrosesan akan memakan biaya yang besar. Sehingga penting dilakukan pengukuran terhadap aktivitas suatu kegiatan yang kelak akan dikalikan dengan rate activity per hour. Sehingga di akhir tujuan, profit dan benefit dari suatu kegiatan dapat disimpulkan hasilnya, dan sebagai bahan untuk perbaikan dikemudian hari.

  Gambar-10_Contoh Kasus Post Calculation

Gambar 10. Contoh kasus pengukuran profit pada post calculation

 V. UJICOBA IMLEMENTASI (STUDI KASUS BENEFIT SUATU AKTIVITAS)

Peran seorang dosen, guru, dan tenaga pengajar sangat penting untuk menghasilkan mutu lulusan yang kompeten. Dalam proses pembelajaran, mutu / kualitas mahasiswa ditentukan dalam bentuk assessment berupa pemberian quiz, test, tugas, midterm examination, final examination. Pengukuran dilakukan secara berjenjang, terstruktur untuk memastikan kualitas mahasiwa. Mahasiswa dengan predikat lulusan terbaik diberi penghargaan, sedangkan yang berpredikat kurang baik diberikan pembinaan untuk menjadi baik. Kualitas mahasiswa yang baik merupakan cerminan dari institusi yang baik dalam pengelolaannya.

Namun seringkali dijumpai bahwa cerminan pengukuran terhadap kualitas mahasiswa bukan merupakan tipikal dari dosen yang membentuknya. Mahasiwa sering menjadi objek pengukuran (untuk kelulusan), namun tidak demikian dengan dosen, terkadang marah dan merasa waktunya terbuang pada saat mempersiapkan data pengukuran, padahal sudah jelas fungsi dan tanggungjawabnya (terlebih bagi yang sudah disertifikasi dosen). Padahal dikti sudah menyiapkan perangkat terintegrasi untuk menilainya, tinggal kesiapan institusi pendidikan masing-masing untuk menerjemahkannya yang disesuaikan dengan kondisi lokal institusi yang ada. Sehingga penting bagi institusi pendidikan yang ada untuk meningkatkan budaya efektif dan efisiensi melalui suatu rancangan sistem yang terintegrasi, yang dapat melakukan pengukuran secermat dan seteliti mungkin.

Bagi institusi yang telah tersertifikasi ISO tentunya faham benar, bahwa alat ukur yang digunakan harus dikalibrasi oleh badan yang berwenang. Kalibrasi suatu alat ukur dilakukan dengan jalan menggunakannya untuk mengukur suatu acuan / master kalibrasi yang memiliki grade lebih tinggi. (Silahkan disimpulkan, akan dikalibrasi terhadap apakah alat-alat pengukur efektivitas dan efisiensi suatu aktivitas yang diterapkan di suatu institusi pendidikan ? ? ?)

 Gambar-11_Rekam Jejak 1991-2004_Duddy Arisandi

Gambar 11. Contoh kasus pengukuran benefit post Activity

 PENUTUP

Gaung ketrampilan menjelang 2020 dan isu MEA 2015 (Masyarakat Ekonomi Asia) sudah pas berhadapan di depan kita. Ini merupakan perjalanan dan strategi jangka panjang. Jauh-jauh hari DIKTI telah mengingatkan kita dan menyiapkan strategi panduan bagi kita, namun belum semuanya siap seperti sesuai yang telah direncanakan. DIKTI akan berjalan seperti kereta cepat yang tidak akan menoleh kepada penumpangnya yang terlambat, dan memiliki senjata ampuh dan canggih berupa multy layer policy yang akan diterapkan berlapis, berjenjang, dan terintegrasi. Tentunya kita berharap bahwa upaya-upaya kecil yang dilakukan per individu atau berkelompok akan membangunkan bangsa yang sedang tertidur ini lewat upaya revolusi mental dan kerja keras. Termasuk kesiapan institusi pendidikan untuk berperan aktif melalui penyiapan program kerja dan rencana penganggarannya. Apapun wujudnya akan memiliki esensi yang sama, alias itu-itu juga ji. Namanya keris pusaka, yang akan semakin tajam dan mengkilap apabila diasah. Walaupun terkubur lama dan berkarat tetaplah namanya keris pusaka yang memiliki petuah, dan siapapun yang akan menemukannya kelak tetap akan mengasahnya dan mempertajamkannya kembali, karena ia adalah keris pusaka berpetuah.

UCAPAN TERIMAKASIH

Tulisan ini dibuat untuk tujuan berbagi karena penulis telah mencerna benar apa manfaat yang terkandung di dalamnya. Penulis menghaturkan terimakasih yang tak terhingga kepada :

  1. Bapak M. Iskandar Nataamijaya (Direktur Politeknik Manufaktur Bandung thn 2001) yang telah menugaskan penulis untuk ‘Membangun Sistem PPC Terintegrasi’ lewat secarik kertas note tulisan tangan yang masih penulis simpan sampai saat ini.
  2. Seluruh jajaran peserta Rapat Pimpinan Politeknik Manufaktur Bandung yang selalu setia rapat Setiap Hari Rabu dengan peserta lebih dari 20 orang.
  3. Teman-teman di seluruh jurusan dan unit yang membantu dengan langsung ataupun dengan kritis terhadap proyek ini, termasuk team penghasil buku cost center.
  4. Bapak Agus Widarsa, Bapak Yoyok, Bapak Budi, Bapak Pramudia Hartadi, Ibu Wiwiek Djunaedi, Ibu Yanti, atas kemudahan untuk mengakses data-data yang diperlukan untuk kebutuhan proyek ini.
  5. Bapak Indra Djodikusumo yang telah memberikan ilmu dan kesempatan mempelajari Sistem Produksi khususnya Perencanaan dan Pengendalian Produksi.
  6. Teman-teman seperjuangan di Bungker FTI-ITB yang menggeluti sistem produksi : Hidayat Rudyanto, Boni, dan Ampala Kharyatun.

Tiada gading yang tak retak, penulis menyadari kelemahan yang ada pada diri penulis sehingga tetap perlu diberi masukan yang membangun. Dan penulis dengan senang hati jika suatu saat diperlukan sebagai rekan diskusi terkait topic yang dibahas. Jika diperlukan, buku cost center Polman dapat didownload pada menu Sistem Manajemen Mutu Pendidikan.

 

Wassalam

Soroako, 25 Desember 2015

Duddy Arisandi

Akademi Teknik Soroako

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada Desember 25, 2015 in Pendidikan, Sistem Pendidikan

 

Tag: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: